Fluxo de Aprovação de Documentos
Entenda o ciclo de vida dos documentos — de rascunho a publicado — incluindo os processos de aprovação e aceitação.
Ciclo de Vida de um Documento
Documentos na Imara seguem um fluxo estruturado de estados que garante que apenas documentos revisados e aprovados sejam utilizados como evidência de conformidade:
- Rascunho (Draft) — O documento está sendo criado ou editado. Apenas o autor e administradores podem visualizá-lo.
- Pendente de Revisão (Pending) — O documento foi submetido para aprovação. Revisores designados são notificados.
- Aprovado (Approved) — Um aprovador revisou e aprovou o documento. Ele está pronto para publicação.
- Publicado (Published) — O documento está ativo, pode ser usado como evidência e, se configurado, aparece no Trust Center.
- Arquivado (Archived) — O documento foi substituído por uma versão mais recente ou não é mais aplicável.
Submetendo para Aprovação
Quando um documento estiver pronto para revisão, clique em Submeter para Aprovação. Os aprovadores designados (geralmente Administradores ou Proprietários) receberão uma notificação por e-mail e dentro da plataforma. Você pode adicionar comentários explicando as mudanças realizadas.
Aprovando ou Rejeitando
Os aprovadores podem visualizar o documento completo e o histórico de alterações antes de tomar uma decisão. Para aprovar, clique em Aprovar e adicione comentários opcionais. Para rejeitar, clique em Rejeitar e explique o motivo — o documento retorna ao status de Rascunho para o autor fazer as correções necessárias.
Aceitação por Membros
Alguns documentos (como políticas de segurança e códigos de conduta) requerem que todos os membros da equipe leiam e aceitem formalmente. Para habilitar essa funcionalidade, marque a opção Requer Aceitação ao criar ou editar o documento. Após a publicação, todos os usuários serão notificados para aceitar o documento, e você pode acompanhar o status de aceitação de cada membro.
Publicando no Trust Center
Documentos aprovados podem ser publicados no Trust Center para demonstrar transparência aos clientes. Ao publicar, você pode definir um título público, um resumo e uma versão do documento específica para exibição pública, diferente do documento interno completo.