Primeiros Passos – Etapa 3: convidar o time
Conformidade não é trabalho de uma pessoa. Em algum momento você vai precisar que o time leia políticas, que alguém do jurídico aprove um documento, que a área de tecnologia resolva uma pendência. Esta etapa dá acesso a essas pessoas.
A plataforma considera a etapa concluída quando existe pelo menos mais um colega com acesso. O objetivo declarado é simples: as responsabilidades não devem ficar com uma só pessoa.
Escolha a função certa
É a decisão que mais importa aqui. Função errada gera duas dores: pessoas com acesso a mais do que precisam, ou pessoas travadas sem conseguir fazer o que você pediu.
| Função | O que a pessoa vê | Para quem é |
|---|---|---|
| Administrador | A plataforma completa: frameworks, controles, documentos, fornecedores, riscos, configurações. | Quem realmente conduz o programa de conformidade. Normalmente uma a três pessoas. |
| Membro | Apenas o Member Hub, onde lê e confirma o recebimento das políticas. | A maior parte do time. É a função padrão para quem não trabalha com conformidade. |
| Auditor | Consulta a conformidade da empresa, sem alterar nada. | Quem precisa verificar, não executar. |
A regra prática: se a pessoa não vai operar a conformidade, ela é Membro. Dar função de administrador a todo mundo parece prático no começo e vira um problema na primeira auditoria, porque quem revisa vai perguntar por que tanta gente tem acesso amplo.
Passo a passo
- No menu, abra Usuários.
- Clique em Convidar Usuário.
- Informe o e-mail da pessoa.
- Escolha a função.
- Clique em Enviar Convite.
A pessoa recebe um e-mail para concluir o acesso. Enquanto ela não aceitar, aparece na lista com o status Convidado, junto com a data do convite.
Quem convidar primeiro
Você não precisa convidar a empresa inteira agora. Comece pelas pessoas que vão desbloquear as etapas seguintes:
- Quem aprova políticas, normalmente jurídico, RH ou a diretoria.
- Quem tem acesso administrativo às ferramentas, para ajudar nas integrações.
- Quem responde pela segurança ou pela tecnologia.
O time todo pode ser convidado mais tarde, quando você for coletar o aceite das políticas.
Duas regras que a plataforma aplica
Você não pode alterar a sua própria função. Isso evita que alguém se rebaixe ou se promova por acidente e fique sem conseguir voltar atrás. Se a sua função precisa mudar, outro administrador faz a alteração.
Não é possível desativar o último administrador. Pelo menos um administrador precisa permanecer na conta. Antes de desativar quem administra, promova outra pessoa.
Ajustar depois
Você pode trocar a função de alguém a qualquer momento. E quando uma pessoa sai da empresa, desative o acesso em vez de excluir o cadastro. Desativar impede o acesso imediatamente e preserva o histórico de quem fez o quê, histórico que a auditoria vai pedir.
Auditor externo é outra lista
Se a sua empresa vai receber uma auditoria externa, o auditor de fora não entra por aqui. Existe uma lista separada de auditores externos, e eles acessam um console próprio, não esta aplicação.
O tutorial Usuários – Dar acesso a um auditor externo cobre esse caminho.
Problemas comuns
A pessoa não recebeu o convite. Confira se o e-mail está correto e peça a ela para olhar spam. Você pode reenviar o convite pela lista de usuários. Vale lembrar que convites têm prazo de validade.
A pessoa entrou e não vê o que você pediu. Quase sempre é a função. Um Membro só vê o Member Hub, por definição. Confira na lista de usuários e ajuste.
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