Primeiros Passos – Etapa 6: coletar o aceite das políticas

Publicar uma política resolve metade do problema. A outra metade é comprovar que o time tomou conhecimento dela, e é isso que o aceite faz.

A diferença importa numa auditoria. Quem revisa não pergunta apenas “vocês têm uma política de senhas?”. Pergunta “como vocês sabem que as pessoas conhecem essa política?”. O registro de aceite é a resposta.

Você não dispara o pedido manualmente

Este é o ponto que mais gera confusão. Não existe uma tela onde você escolhe pessoas e envia um pedido de aceite.

O aceite é acionado pela publicação. O caminho é:

1. No documento, marque a opção Requer Aceitação.
2. Leve o documento até a publicação, passando pela aprovação.
3. Ao publicar, todos os membros ativos são notificados, em uma única notificação combinada.

A própria tela de publicação avisa isso quando algum dos documentos exige aceite. É por isso que revisar o conteúdo antes de publicar importa tanto: a publicação é o gatilho.

Como cada pessoa aceita

Quem precisa aceitar encontra o documento em Aceitações Pendentes, com o aviso de quantos documentos requerem a aceitação dela. A tela mostra uma pré-visualização do conteúdo, o link para o documento completo, o arquivo para baixar quando houver, e o botão Eu Aceito Este Documento.

Quando não há nada pendente, a tela informa que está tudo em dia.

Membros do time chegam ao mesmo conteúdo pelo Member Hub. Os dois caminhos valem igual.

Como acompanhar quem falta

Na lista de documentos, cada documento que exige aceite mostra o progresso no formato aceitos do total, com o percentual. É o número que você acompanha.

Em Análises existe uma visão consolidada da adesão, útil quando há várias políticas e várias áreas envolvidas.

O que fazer com quem não respondeu

Como o disparo é automático na publicação, cobrar quem falta é trabalho de comunicação interna, não da plataforma. O que funciona na prática:

• Avise o time pelo canal interno antes de publicar. Um e-mail esperado tem resposta muito melhor do que um inesperado.
• Explique em uma frase por que a empresa está pedindo isso. “Vamos passar por auditoria” costuma bastar.
• Use o percentual de adesão para cobrar por área, e não pessoa por pessoa.

Quando a política mudar

Se você publicar uma versão nova de um documento que exige aceite, o aceite anterior se refere à versão antiga. O histórico guarda quem aceitou o quê e quando, inclusive qual versão.

Isso pode parecer trabalho repetido, e é justamente o ponto: é a prova de que a comunicação acompanhou a mudança.

Problemas comuns

Ninguém foi notificado. Confira se o documento estava marcado como Requer Aceitação antes de ser publicado, e se ele está de fato publicado. Documento em rascunho ou aprovado mas não publicado não gera pedido.

Uma pessoa diz que não recebeu. Confira se o cadastro dela está ativo. A notificação vai para os membros ativos no momento da publicação.

Alguém entrou depois da publicação. A pessoa continua encontrando os documentos obrigatórios em Aceitações Pendentes, mesmo sem ter recebido a notificação original.