Primeiros Passos – Aprovar documentos na plataforma
Alguns documentos, depois de escritos, precisam da aprovação de uma ou mais pessoas antes de virarem documentação oficial. Esta etapa mostra onde encontrar o que está esperando a sua aprovação e como aprovar, passo a passo.
Onde encontrar os documentos pendentes
No menu, abra Documentos e clique em Aprovações Pendentes. Essa aba reúne só os documentos que esperam a sua decisão, separados do restante da biblioteca.
Não confunda com Aceitações Pendentes, que é a outra aba do mesmo menu. Aprovações Pendentes é uma decisão sobre o documento, feita por quem foi designado como aprovador. Aceitações Pendentes é a confirmação de leitura, feita por qualquer membro do time.
Passo a passo para aprovar
- No menu, abra Documentos e clique em Aprovações Pendentes.
- Abra o documento que deseja revisar.
- Leia o conteúdo com atenção.
- Se estiver adequado, clique em Aprovar. Se quiser, registre um comentário explicando o motivo, ele fica guardado no histórico.
- Se algo precisa mudar, clique em Recusar no lugar de aprovar. O documento volta para rascunho e quem enviou é notificado.
Também é possível selecionar vários documentos na lista e aprovar todos de uma vez.
A sua aprovação sozinha pode não ser suficiente
Um documento só fica totalmente Aprovado quando todos os aprovadores designados aprovam, não apenas você. Ao aprovar, a plataforma informa quantos documentos ficaram totalmente aprovados e quantos ainda aguardam outra pessoa.
Por que às vezes você não pode aprovar um documento
Se a aprovação aparece bloqueada com a indicação de segregação de funções, não é um erro. Algumas normas exigem que quem escreveu o documento não seja quem o aprova. Nesse caso, outra pessoa com acesso de aprovador precisa revisar.
Depois de aprovado
Documento aprovado ainda não é documento publicado. A publicação é feita por um administrador, e só o documento publicado vale como documentação formal e pode comprovar exigências de uma norma.
Problemas comuns
Não aparece nenhum documento em Aprovações Pendentes. Ou não há documento aguardando decisão no momento, ou você não está entre os aprovadores designados para os documentos existentes.
Aprovei, mas o status continua “Aguardando aprovação”. Falta a aprovação de pelo menos mais uma pessoa designada. O documento só avança quando todos aprovam.
O tutorial Documentos – Fluxo de aprovação: enviar, aprovar e publicar cobre o caminho completo, do envio até a publicação.
Este artigo foi útil?