Fornecedores – Montar um questionário de avaliação
Um questionário de avaliação é como você pergunta a um fornecedor o que ele faz de segurança, e guarda a resposta dele como registro. A plataforma trata isso em duas partes: você monta modelos reutilizáveis, e depois envia avaliações a partir do cadastro de cada fornecedor.
A tela se apresenta assim: crie questionários reutilizáveis e envie avaliações de segurança aos seus fornecedores.
Separar modelo de envio é o que torna a prática sustentável. Você escreve as perguntas uma vez e usa em dezenas de fornecedores.
Comece pelo essencial, não pelo completo
O erro clássico é montar um questionário de sessenta perguntas na primeira tentativa. O resultado é previsível: o fornecedor não responde, ou responde qualquer coisa para se livrar.
Um questionário curto e respondido vale infinitamente mais que um extenso e ignorado. Uma boa primeira versão tem entre dez e quinze perguntas e cobre:
- Certificações e relatórios que o fornecedor possui.
- Como ele controla o acesso da própria equipe aos seus dados.
- Se e como os dados são criptografados.
- O que ele faz e em quanto tempo avisa em caso de incidente.
- Quais subfornecedores participam do serviço.
- Onde os dados ficam armazenados, geograficamente.
- Como o dado é devolvido ou eliminado no fim do contrato.
Se você precisa de profundidade em algum tema, crie um modelo específico em vez de engordar o geral.
Criar um modelo
Use Novo modelo. Em Começar a partir de, a opção Em branco monta tudo do zero, e você também pode partir de um modelo que já exista para adaptar.
Preencha Nome e Descrição. Vale gastar um minuto no nome: em um ano você terá vários, e algo como *Avaliação de segurança, fornecedores que tratam dado pessoal* se explica sozinho, enquanto *Questionário 2* não.
Os cinco tipos de pergunta
| Tipo | Quando usar |
|---|---|
| Texto curto | Nome de uma certificação, prazo, um número |
| Texto longo | Descrição de um processo, explicação de exceção |
| Escolha única | Sim ou não, ou uma opção entre alternativas exclusivas |
| Múltipla escolha | Quando mais de uma resposta pode ser verdadeira |
| Envio de arquivo | Relatórios, certificados, políticas |
Nas perguntas de escolha, as opções são digitadas separadas por vírgula, do tipo *Sim, Não*.
Três recomendações que melhoram muito a qualidade das respostas:
Prefira escolha única para os fatos, e texto longo para o contexto. “Vocês têm relatório SOC 2? Sim ou Não” é comparável entre fornecedores. A mesma pergunta em texto livre gera vinte redações diferentes que ninguém consegue tabular.
Use envio de arquivo em vez de acreditar na palavra. Perguntar se existe certificação é fraco. Pedir o certificado é forte, e a plataforma sinaliza quando há arquivo anexado.
Combine os dois. Uma pergunta de escolha única para o fato, seguida de um envio de arquivo para a prova, é o padrão que funciona melhor.
Marque como obrigatória só o que é realmente indispensável
Cada pergunta pode ser marcada como Obrigatória.
Use com parcimônia. Perguntas obrigatórias que o fornecedor não consegue responder travam o envio inteiro, e o resultado é um formulário abandonado. Deixe obrigatório o que é decisivo, como identificação e certificações, e opcional o resto.
Organize a ordem
Você pode mover para cima e mover para baixo cada pergunta, e remover o que não serve.
A ordem importa mais do que parece. Comece pelo fácil, identificação e certificações, e deixe o que exige consulta interna para o fim. Formulário que começa difícil é formulário que não termina.
Rascunho, Ativo e Arquivado
O modelo nasce como Rascunho e você pode marcá-lo como Ativo.
Este é o ponto que mais causa confusão: apenas modelos ativos podem ser enviados. Se na hora de enviar aparecer que não há nenhum modelo ativo, é porque o seu está em rascunho.
Arquivar retira o modelo de circulação sem apagar o histórico das avaliações que ele gerou. Excluir é permanente e não pode ser desfeito. Na quase totalidade dos casos, arquivar é a escolha certa.
Quantos modelos manter
Menos do que a intuição sugere. Dois ou três resolvem a maioria das empresas:
- Um geral, para fornecedores comuns.
- Um reforçado, para quem trata dado sensível ou tem acesso a produção.
- Eventualmente um específico, quando uma norma ou um cliente pede algo particular.
Manter dez modelos parecidos gera trabalho de manutenção e respostas que não se comparam entre si.
Problemas comuns
O nome é obrigatório. O modelo não salva sem nome.
Toda pergunta precisa de texto. Uma pergunta em branco impede o salvamento. Remova as sobras antes de salvar.
Nenhum modelo ativo na hora de enviar. O modelo está em rascunho. Marque como ativo.
Os fornecedores não terminam de responder. Quase sempre é tamanho, ou excesso de perguntas obrigatórias. Corte pela metade e veja a diferença.
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