Fornecedores – Enviar a avaliação e acompanhar a resposta

Com o modelo pronto e ativo, o envio acontece a partir do cadastro do fornecedor. O ciclo completo tem três momentos: você envia, o fornecedor responde, e alguém da sua equipe revisa e decide.

O terceiro é o que transforma a resposta em evidência. Sem ele, você tem apenas um formulário preenchido.

Enviar

Na página do fornecedor, use Enviar questionário. A janela pede três coisas:

Modelo de questionário. Apenas modelos ativos aparecem aqui.

E-mail do destinatário. A pessoa do fornecedor que vai responder. Vale escolher com cuidado: no contato comercial, o pedido costuma morrer. Se o fornecedor tem alguém de segurança ou de conformidade, é para lá que deve ir.

Prazo. A data limite. Use um prazo realista, entre duas e três semanas para um questionário de tamanho razoável. Prazo curto demais gera resposta apressada ou pedido de extensão.

O fornecedor recebe um link próprio para responder. Ele não precisa de conta na plataforma nem de senha.

Acompanhar o status

Cada avaliação enviada aparece na aba do fornecedor com o seu estado:

A distinção entre Enviado e Em andamento é a mais útil no dia a dia. Parado em Enviado por uma semana quase sempre significa que o e-mail não chegou à pessoa certa, e não que o fornecedor esteja ignorando. Vale um telefonema antes de cobrar formalmente.

Reenviar e revogar

Reenviar manda o convite novamente, útil quando o e-mail se perdeu ou a pessoa de contato mudou.

Revogar invalida o link. Use quando o pedido foi enviado por engano, quando a pessoa errada recebeu, ou quando a relação com o fornecedor terminou no meio do processo. O fornecedor que tentar acessar depois disso vê uma mensagem informando que o link foi revogado.

Revisar a resposta

Quando o fornecedor submete, a avaliação vai para revisão. A tela mostra de quem foi solicitada, quando foi enviada, e as respostas pergunta por pergunta, sinalizando onde há arquivo anexado.

Existe apoio automático nessa leitura:

Resumo de risco por IA. Uma síntese do que as respostas indicam, para você não começar de uma página em branco.

Sinalizado por IA. Pontos que merecem atenção, marcados automaticamente.

Cada ponto pode ser classificado como Aceitável ou Requer acompanhamento, e há um campo de Nota do revisor.

Sobre a parte automática, uma orientação: trate como uma primeira leitura, não como veredito. A plataforma marca explicitamente o que foi sugerido por IA, justamente porque a decisão é sua. Um resumo automático não conhece o seu contrato, o seu setor nem o seu apetite a risco.

Concluir a revisão exige um responsável

Para encerrar, você registra a Decisão e usa Concluir revisão.

Há uma exigência deliberada aqui: a conclusão exige um revisor identificado. Não existe avaliação concluída anonimamente.

Isso pode parecer um obstáculo e é uma das melhores coisas do módulo. A pergunta que um auditor faz não é se o fornecedor respondeu, é quem na sua empresa leu a resposta e o que decidiu. Sem nome e sem decisão, você tem coleta de formulários, não gestão de terceiros.

Depois de concluída, a avaliação fica somente leitura, e a plataforma informa isso. O registro é preservado exatamente como foi decidido.

O que escrever na nota do revisor

É o campo que salva a auditoria, e leva dois minutos. Vale registrar:

• O que ficou bom e o que ficou pendente.
• Se algo exige acompanhamento, o que e até quando.
• Se você aceitou uma resposta imperfeita, por quê.

O último caso é o mais importante. “O fornecedor não tem SOC 2, mas apresentou teste de intrusão recente e não trata dado de cliente, então seguimos” é uma decisão defensável e registrada. A mesma decisão sem nota parece descuido.

Feche o ciclo nos arquivos

Se o fornecedor anexou certificados ou relatórios, envie os relevantes também na aba de arquivos do fornecedor, com a categoria correta. É esse envio que atualiza as datas de avaliação e de próxima revisão, conforme explicado no tutorial da página do fornecedor.

Sem esse passo, a resposta fica registrada e o ciclo de revisão do fornecedor não anda.

Problemas comuns

Nenhum modelo ativo. O modelo está em rascunho. Marque como ativo antes de enviar.

A avaliação expirou. O prazo passou. Envie uma nova, com prazo mais realista.

O fornecedor diz que não recebeu. Use Reenviar, e confirme o endereço. Vale checar se o e-mail caiu em filtro de spam do lado dele.

Não consigo concluir a revisão. Falta o revisor identificado. É uma exigência do módulo, não uma falha.

Concluí e agora quero mudar. Avaliações concluídas são somente leitura. Se algo mudou de fato, envie uma nova avaliação, o que preserva o histórico das duas.