Auditoria – Aba Revisão e controle de qualidade (QA)
A aba de Revisão é onde o auditor examina cada controle, e a de Qualidade é onde esse trabalho é aprovado por uma segunda camada antes de virar relatório.
Como cliente, você acompanha as duas e age em uma delas: a aprovação do cliente.
A aba de Revisão
Ela lista os controles do framework do engajamento, com um contador de quantos foram revisados do total e quantos foram sinalizados.
Cada linha mostra:
| Coluna | O que informa |
|---|---|
| Controle | Nome e identificação |
| Status | Aprovado, Reprovado, Pendente ou não aplicável |
| Evidência | O estado da evidência daquele controle |
| Minha revisão | O que o auditor concluiu |
E existem filtros por status, por estado de revisão e por evidência, além de busca.
O estado da evidência tem uma marcação que vale conhecer
A coluna de evidência aparece como Aprovado, Pendente, Nenhum ou Desatualizado.
O último é o que merece atenção. Uma evidência desatualizada significa que ela existe, foi aceita, e passou da validade. A plataforma também mostra as datas de envio e de expiração.
Isso é relevante para você antes da auditoria: evidência vencida conta como lacuna, e é o tipo de problema que se resolve em minutos, renovando o arquivo, se você olhar antes de o auditor olhar.
Vale uma passada nessa coluna filtrando por desatualizado assim que a auditoria abrir.
O que o auditor faz em cada controle
As ações dele são Marcar como Revisado, Sinalizar e Reabrir, com a possibilidade de fazer isso em lote, selecionando vários controles.
Existe também Solicitar, que abre uma solicitação de informação a partir daquele controle, e Baixar, para obter a evidência anexada.
E existem as Notas do Auditor por controle, que ele adiciona, edita e exclui.
Os três estados de revisão:
| Estado | Significado |
|---|---|
| Pendente | Ainda não revisado |
| Revisado | Examinado e aceito |
| Sinalizado | Examinado e com problema apontado |
O que fazer quando um controle é sinalizado
Este é o momento mais produtivo da auditoria para você, e o mais desperdiçado.
Um controle sinalizado durante a fase de revisão ainda é corrigível. Depois do relatório, ele vira uma não conformidade formal.
A sequência recomendada:
- Leia a nota do auditor. Ela diz o que falta.
- Avalie se dá para corrigir agora. Evidência vencida, documento não publicado e configuração ajustável costumam dar.
- Corrija e avise pela aba de solicitações, pedindo reavaliação.
- Se não dá para corrigir, comece a preparar a resposta: o que é, por que aconteceu, e qual o plano com prazo.
O item 4 vale explicar. Uma não conformidade com plano de ação assumido é tratada de forma muito diferente de uma não conformidade sem resposta. Chegar ao relatório com o plano já pronto é a diferença entre um achado administrado e um achado em aberto.
A limitação declarada da aba
A plataforma informa que a aba exibe o estado atual dos controles e evidências, limitado ao framework do engajamento, e que o congelamento completo por instantâneo está planejado.
Consequência prática: o que o auditor vê acompanha o seu ambiente em tempo real. Se você corrigir um controle durante a revisão, a correção aparece. Isso é bom, e exige uma cortesia: avise o auditor quando mudar algo que ele já examinou. Mudança silenciosa em item já revisado é o tipo de coisa que corrói confiança.
Quando a planilha fica bloqueada
Ao entrar na fase de relatório, a plataforma exibe um aviso de que a revisão de controles está bloqueada e que as revisões estão congeladas para manter o relatório consistente.
É deliberado, e reversível pelo caminho descrito adiante.
A aba de Qualidade
Ela fica disponível a partir da fase de revisão, e a plataforma informa isso quando você tenta acessá-la antes.
Ela tem duas partes.
A conferência por controle, em que cada controle recebe QA OK ou é Sinalizado. Ao sinalizar, a nota é obrigatória, com a instrução de descrever o problema. Um resumo mostra quantos estão em qualidade aprovada, pendentes e sinalizados.
As duas revisões de segunda camada, que são o coração da aba:
| Revisão | O que ela é |
|---|---|
| Qualidade do Auditor | A assinatura interna do auditor sobre todos os controles antes de avançar para o relatório |
| Assinatura do Cliente | A sua aprovação na revisão final |
Cada uma tem estados de Pendente, Em Revisão, Aprovado e Rejeitado, com a data da assinatura quando concluída.
O comentário é obrigatório, e isso é bom
Para aprovar ou rejeitar qualquer das duas revisões, um comentário é obrigatório. A plataforma bloqueia a ação sem ele.
Vale entender a razão: uma aprovação sem comentário é indistinguível de um clique distraído. Com comentário, ela é uma declaração de alguém que olhou e concluiu algo, com o nome registrado.
O que escrever ao aprovar, como cliente: que você revisou os achados, concorda com eles, e que os pontos sinalizados estão sendo tratados. Duas ou três frases bastam.
Rejeitar volta o trabalho, e é um direito seu
A plataforma avisa que rejeitar envia o engajamento de volta para retrabalho, e é mais específica no caso do cliente: rejeitar a assinatura do cliente reverte o engajamento para a fase de revisão e desbloqueia todas as revisões.
Isso significa que a sua aprovação não é uma formalidade. Se você discorda de um achado, ou se algo foi avaliado sem considerar informação que você forneceu, rejeitar é o mecanismo previsto, e ele reabre o trabalho.
Quando rejeitar faz sentido:
Um achado se apoia em informação errada. Aconteceu de a evidência correta não ter chegado ao auditor.
Um controle foi avaliado fora do escopo acordado.
Uma correção foi feita e não foi considerada.
Quando não faz sentido: discordar da severidade de um achado verdadeiro. Aí o caminho é o comentário, e depois o plano de ação, não a rejeição.
Use o comentário para explicar exatamente o que precisa ser revisto. Rejeição sem direção gera uma rodada perdida.
Quem pode aprovar
Se um Revisor de Qualidade foi definido no engajamento, a plataforma informa que somente ele pode aprovar a revisão interna. Sem revisor definido, ela informa que qualquer auditor aceito pode aprovar.
Se você tem apenas visualização, a plataforma informa que você pode ver a revisão e não pode agir com o seu perfil.
Problemas comuns
A revisão de qualidade não está disponível. Ela existe a partir da fase de revisão.
Um comentário é obrigatório antes de aprovar ou rejeitar. É a validação da tela.
Nota é obrigatória ao sinalizar. Igualmente, é validação.
A planilha está bloqueada. O engajamento está na fase de relatório.
Preciso reabrir as revisões. Rejeite a assinatura do cliente, o que reverte a fase e desbloqueia tudo.
Você pode visualizar mas não agir. Seu perfil tem apenas leitura nesta área.
Rastreamento de qualidade ainda não inicializado para este controle. Aparece quando o controle ainda não entrou no fluxo de qualidade.
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