Auditoria – Aba Visão geral: escopo, prazos e progresso
A aba de Visão Geral é o painel do engajamento. É onde você vê em que ponto a auditoria está, quem participa, o que falta e o que já foi conversado.
É também de onde se avança de fase.
Os detalhes do engajamento
O bloco de detalhes reúne o framework, o título, a data alvo de conclusão, o status e a fase atual.
Os status possíveis são Rascunho, Ativo, Concluído e Cancelado. Existe também Editar Engajamento, para ajustar título e prazo quando a realidade muda.
Quem participa
A lista de auditores mostra cada pessoa com o estado do convite: Convidado, Aceito ou Recusado.
Vale conferir isso primeiro sempre que a auditoria parecer parada. Um auditor que ainda não aceitou não consegue revisar controles nem criar solicitações, então o trabalho simplesmente não começa.
As ações disponíveis:
Adicionar Auditor, para incluir mais alguém.
Remover, com uma confirmação que avisa que a pessoa já aceitou e pode ter realizado trabalho. Vale ler esse aviso.
Substituir, o caminho próprio para quem recusou: a atribuição recusada sai e um convite novo vai ao substituto.
Definir como Revisor de Qualidade ou remover essa marcação. Quem tem essa marcação aparece identificado, e a plataforma informa que somente ele pode aprovar a revisão interna de qualidade. Sem revisor definido, ela informa que qualquer auditor aceito pode aprovar.
Auditores externos
Quando a auditoria é externa, existe um bloco próprio. Nele você pode convidar informando e-mail e, opcionalmente, nome, e depois atribuir um auditor externo ao engajamento.
Se a lista estiver vazia, a mensagem é específica: nenhum auditor externo ainda, e o caminho é convidar um na página de Usuários.
O progresso da revisão
Um indicador mostra quantos controles foram revisados do total e quantos foram sinalizados.
Esses dois números, lidos juntos, dizem como a auditoria está indo:
Revisados subindo e sinalizados baixos. O melhor cenário. O trabalho anda e encontra pouco problema.
Revisados subindo e sinalizados subindo junto. Também é trabalho andando, e você tem lição de casa. Vale acompanhar de perto e corrigir o que der antes do relatório.
Revisados parados. O auditor não está trabalhando, ou está esperando algo de você. Confira as solicitações abertas.
Se não houver controle no escopo, a plataforma informa isso.
Marcos e cronograma
O cronograma organiza os marcos do engajamento. Cada marco tem título, fase, data limite, responsável e status.
Os status são Pendente, Em Andamento, Concluído e Atrasado, e um resumo mostra o total, os concluídos, os atrasados e os pendentes.
Vale entender por que os marcos importam: marco incompleto na fase atual bloqueia o avanço. Não é decoração, é parte do mecanismo de controle do ciclo.
Uma recomendação prática sobre como usar bem: crie marcos que representem entregas verificáveis, e não tarefas vagas. “Enviar evidências de controle de acesso” é um marco. “Trabalhar na auditoria” não é.
E atribua responsável. Marco sem responsável é marco que atrasa, e o resumo de atrasados existe justamente para tornar isso visível.
Há também as ações de Concluir e Reabrir um marco.
Comentários, e a marcação de apenas interno
Existe um espaço de comentários no engajamento, com Publicar Comentário.
E existe uma opção importante: Apenas interno.
Vale usar com consciência. Um comentário marcado como interno é a conversa da sua equipe sobre a auditoria; um comentário normal participa do diálogo do engajamento. Confundir os dois é o tipo de erro que gera situação desconfortável.
A recomendação: antes de escrever qualquer coisa que você não diria ao auditor, confira a marcação.
Os comentários são, na prática, o registro do que foi combinado. Vale usá-los para decisões e acordos, em vez de deixar isso em e-mail e mensagem, que não ficam no engajamento.
Avançar de fase
Avançar Fase move o engajamento adiante, com uma confirmação e um campo opcional de notas sobre a transição.
Use as notas. Elas registram por que a fase avançou naquele momento, e é o tipo de informação que ninguém lembra depois.
Quando o avanço não é possível, a plataforma mostra o que falta, sob o título de o que é necessário para avançar:
| Bloqueio | Onde resolver |
|---|---|
| Marcos incompletos desta fase | Aba de cronograma |
| Controles pendentes de revisão | Aba de revisão |
| Solicitações de evidência abertas | Aba de solicitações |
| Aprovação de qualidade interna | Aba de qualidade |
| Aprovação do cliente | Aba de qualidade |
Cada item aponta para o lugar onde ele se resolve, o que torna o bloqueio uma lista de tarefas em vez de um obstáculo.
Uma rotina semanal durante a auditoria
Cinco minutos, uma vez por semana, olhando três coisas:
- O estado dos convites, se a auditoria acabou de começar.
- Solicitações abertas, que é onde as auditorias atrasam.
- Marcos atrasados, que é o que vai bloquear o avanço depois.
Se esses três estiverem em ordem, a auditoria está andando.
Problemas comuns
A auditoria não sai do lugar. Confira se o auditor aceitou o convite.
Falha ao avançar fase. Veja a lista de bloqueios, que indica exatamente o que falta.
Falha ao convidar ou remover auditor. Tente novamente; se persistir, confira se você tem permissão para gerenciar o engajamento.
Nenhum marco ainda. Eles não são criados automaticamente. Vale criar os principais no começo.
Nenhum controle no escopo. O framework do engajamento pode não ter controles no seu ambiente. Confira se ele está habilitado.
Publiquei um comentário que era para ser interno. A marcação é feita no momento da publicação. Vale conferir antes de enviar.
Este artigo foi útil?