Gestão de Ativos – Inventário: de onde vêm os ativos

Não existe segurança sobre aquilo que ninguém sabe que existe. É por isso que praticamente toda norma começa pedindo inventário, e é por isso que quase toda empresa descobre coisas ao montar o seu.

A plataforma descreve o módulo de forma direta: um registro único de cada dispositivo, recurso de nuvem, aplicativo, repositório, armazenamento de dados e usuário, servindo como base de evidências para os controles de gestão de ativos.

As três origens de um ativo

Todo ativo no inventário chegou por um destes caminhos, e a Origem fica registrada:

A distinção não é burocrática. Um ativo descoberto automaticamente tem uma qualidade que os outros não têm: ele continua sendo verificado. Se ele deixar de existir, o inventário percebe. Um ativo cadastrado à mão só muda quando alguém se lembra dele.

Por isso a recomendação de sequência é sempre a mesma: conecte as integrações primeiro, e cadastre à mão apenas o que sobrar.

Fontes conectadas

Um painel de Fontes conectadas mostra cada fonte, quantos ativos vieram dela e quando ela foi vista pela última vez.

Enquanto não houver nenhuma, a tela é explícita sobre o que fazer: os ativos aparecem quando uma integração é executada, ou você os adiciona manualmente.

Esse painel merece uma olhada periódica por um motivo específico: o campo de última execução é um alarme silencioso. Uma fonte que parou de rodar semanas atrás continua mostrando os ativos antigos, e o inventário parece saudável enquanto está desatualizado. Se a data estiver velha, o problema está na integração, não no inventário.

Os seis tipos de ativo

Vale notar que usuários são ativos aqui. Isso surpreende quem está acostumado a pensar inventário como lista de equipamentos, e faz todo sentido: uma conta é um ponto de acesso, e portanto algo a inventariar, classificar e ter responsável.

O que a lista mostra

Cada ativo aparece com nome, tipo, Ambiente, responsável, Classificação, se trata PII, status, Fonte e quando foi visto por último.

Os ambientes são Produção, Homologação, Desenvolvimento e Desconhecido. Os status são Ativo, Inativo e Desativado.

Um comentário sobre Desconhecido: é normal no começo, e não deveria continuar assim. Saber o que é produção é o que permite priorizar, porque nem todo ativo merece o mesmo rigor.

Cadastrar manualmente o que a integração não vê

A tela de cadastro é honesta sobre o seu propósito: registre manualmente um ativo que não é coberto por uma integração.

O que tipicamente cai aqui:

• Equipamento sem ferramenta de gestão instalada.
• Servidor ou serviço fora dos provedores conectados.
• Ferramenta contratada por uma área sem passar pela tecnologia.
• Armazenamento físico, quando existe.

Além de nome e tipo, você pode informar ambiente, um ID externo do sistema de origem, serviço, região, responsável, classificação, se trata dados pessoais, e tags.

Se o levantamento já existe em planilha, use Importar ativos. Redigitar dezenas de linhas não é bom uso do seu tempo.

Exportar o registro

Exportar registro gera o inventário para fora da plataforma. É o formato que auditores pedem com frequência, e serve também para revisar com áreas que não usam a plataforma.

Atestar que o registro está completo

Existe um botão Atestar completo, e vale entender o que ele faz, porque é diferente de tudo o mais nesta tela.

Ele registra uma afirmação em um ponto no tempo de que o registro de ativos está completo, com data e uma nota opcional, e informa quantos ativos ativos estavam cobertos por essa afirmação. Essa atestação se torna evidência para os seus controles de gestão de ativos.

O ponto sutil, e importante: a plataforma não pode saber se o seu inventário está completo. Ela sabe o que encontrou. Só uma pessoa da sua empresa pode afirmar que não há nada de relevante fora da lista, e é justamente essa afirmação que a norma quer.

Portanto, atestar não é uma formalidade a marcar rápido. Antes de atestar, vale olhar as contas de nuvem, a lista de ferramentas contratadas e os equipamentos do time, e confirmar que o que importa está ali. A nota opcional é o lugar de registrar como você conferiu, no espírito do exemplo que a própria tela sugere: revisado com base no inventário técnico e nas contas de nuvem.

Enquanto não houver atestação, a tela mostra que o registro ainda não foi atestado como completo.

Problemas comuns

O inventário está vazio. Nenhuma integração rodou ainda. Conecte as fontes, ou comece pelo cadastro manual do essencial.

Uma fonte tem data de última execução antiga. A integração parou. Verifique a conexão, porque o inventário está mostrando um retrato velho.

Muitos ativos com ambiente Desconhecido. Comum no início. Priorize identificar o que é produção, que é onde o rigor precisa ser maior.

Ativos que já não existem continuam na lista. Marque como Desativado em vez de excluir, o que preserva o histórico de que aquilo existiu.

Cadastrei à mão algo que a integração também trouxe. Você fica com duplicidade. Vale conferir antes de cadastrar manualmente se a fonte já cobre aquele ativo.