Auditor – Marcos, sign-off de QA e emissão do relatório
Esta página cobre o fechamento do trabalho: os marcos, a revisão de qualidade e a emissão do relatório de constatações.
Marcos
Cada engajamento tem marcos, com título e prazo, e as ações de adicionar e remover. Quando não há nenhum, a tela informa que nenhum marco ainda.
Os marcos existem para dar previsibilidade ao cliente. Vale usá-los desde o começo, e vale saber por quê: uma auditoria sem datas registradas é uma auditoria em que cada lado supõe um cronograma diferente.
Um conjunto que funciona bem, para a maioria dos trabalhos:
| Marco | O que ele fixa |
|---|---|
| Reunião de abertura | O início formal |
| Prazo para envio das evidências | A data em que o cliente precisa ter entregado |
| Conclusão do trabalho de campo | Quando os pedidos param |
| Conclusão da revisão | Quando os vereditos estão fechados |
| Emissão do relatório | O que o cliente realmente quer saber |
O segundo marco é o que mais evita atraso. Um cliente que sabe a data limite de envio se organiza; um cliente que recebe pedidos sem prazo entrega quando sobra tempo.
As fases e quem avança
O engajamento passa por Escopo, Trabalho de campo, Revisão, Relatório e Encerramento.
O console tem a ação de avançar fase, e quando o engajamento chega ao fim ele informa que a auditoria está na fase final.
Duas coisas valem lembrar antes de avançar:
Avançar para o relatório bloqueia a planilha. Depois disso, as revisões ficam congeladas.
Pendências podem impedir o avanço. Requisitos sem veredito e solicitações abertas travam a passagem de fase. Se a ação falhar, é ali que costuma estar a causa.
A revisão de qualidade tem duas camadas
Este é o ponto do console que mais gera dúvida, e a distinção é importante:
Revisão de qualidade interna, sua e da sua equipe. A tela orienta aprovar a revisão interna quando todos os controles forem revisados e nenhum estiver sinalizado.
Aprovação de qualidade do cliente, que é concluída pelo cliente e somente leitura para você.
Ou seja: a primeira camada é o controle de qualidade do trabalho de auditoria; a segunda é o reconhecimento do cliente sobre o resultado.
Quem aprova a revisão interna
Só o revisor de qualidade designado. A tela é explícita: apenas o revisor de QA designado pode aprovar esta revisão.
Quando você é essa pessoa, o console indica que você é o revisor de QA.
Duas ações estão disponíveis, aprovar e rejeitar, precedidas de iniciar revisão, e um comentário é obrigatório para qualquer das duas. A plataforma não deixa aprovar em silêncio, e isso é deliberado: a aprovação de qualidade sem justificativa não é revisão.
Ao concluir, fica registrada a data de aprovação.
A condição para aprovar, na prática
A orientação da tela dá o critério objetivo, e vale seguir literalmente: todos os controles revisados, e nenhum sinalizado.
O que isso implica na rotina:
Um controle pendente significa que ninguém conferiu aquele item.
Um controle sinalizado significa que alguém viu um problema e o registrou. Aprovar por cima de um item sinalizado anula o propósito da sinalização.
Então a sequência de fechamento é:
- Confira o contador de revisados contra o total de requisitos.
- Trate cada item sinalizado, resolvendo ou registrando por que ele permanece.
- Confira que nenhuma solicitação essencial está aberta.
- Aprove, com um comentário que diga o que foi verificado.
O passo 4 merece cuidado. “Ok” é um comentário que não sustenta nada. Um comentário útil registra o que foi conferido, o que ficou como ressalva, e por que o trabalho está apto a gerar relatório.
Quando rejeitar a revisão interna
Rejeitar não é conflito, é o mecanismo funcionando. Vale rejeitar quando:
Há requisitos sem veredito, ou itens sinalizados sem tratamento.
Um veredito não tem fundamentação suficiente na nota, especialmente uma não conformidade sem descrição.
A gravidade atribuída não parece proporcional ao achado.
Existe evidência insuficiente sustentando uma conclusão de conformidade.
A rejeição volta o trabalho para ajuste, e o comentário obrigatório é onde você diz exatamente o que precisa mudar.
A aprovação do cliente, e o que ela pode fazer
A camada do cliente é somente leitura no console. Ela existe para o cliente reconhecer o resultado antes do fechamento.
Um efeito importante: se o cliente rejeita a aprovação de qualidade, o engajamento volta para a fase de revisão e as revisões são desbloqueadas.
Isso é útil quando surge informação nova, ou quando o cliente aponta um erro factual. E não muda a natureza do trabalho: a rejeição do cliente reabre a revisão; ela não determina o veredito. A conclusão técnica continua sendo sua.
O relatório de constatações
A área de Relatórios reúne os relatórios de constatações por auditoria, com o acesso por abrir relatório.
O relatório apresenta as não conformidades e os itens sinalizados para QA. Quando não há não conformidades, ele informa isso explicitamente.
A exportação sai em PDF e em DOCX.
Se você ainda não tem relatórios, a tela orienta: aceite uma auditoria para gerar seu relatório de constatações.
Por que os dois formatos
PDF para o registro final, quando o documento não deve ser alterado.
DOCX quando o relatório desta plataforma é insumo do relatório da sua firma, com capa, metodologia e opinião no seu próprio modelo. É o caso mais comum em certificação.
Vale notar o que o relatório é e o que ele não é: ele consolida os achados registrados no engajamento. A opinião de auditoria, a declaração de escopo e as demais peças formais que a sua norma ou o seu órgão acreditador exigem continuam sendo responsabilidade da sua firma.
O que o relatório mostra sobre a qualidade do seu registro
Um efeito útil de gerar o relatório antes de fechar: ele revela lacunas.
Se um achado aparece com título e sem descrição, foi porque a nota do controle ficou vazia. Se a gravidade de vários itens parece arbitrária lado a lado, é sinal de que os vereditos foram atribuídos sem critério consistente.
Gerar o relatório em rascunho, ler, e voltar para ajustar as notas custa pouco e melhora bastante o resultado. É o momento em que a disciplina de registrar notas por controle se paga.
Problemas comuns
Um comentário é obrigatório para aprovar ou rejeitar. Escreva a justificativa antes de confirmar.
Apenas o revisor de QA designado pode aprovar esta revisão. Você não é a pessoa designada para aquele engajamento.
Não foi possível avançar a fase. Provável pendência: requisitos sem veredito ou solicitações abertas.
A auditoria está na fase final. Não há mais fases a avançar.
Nenhum relatório disponível. Aceite uma auditoria para que o relatório seja gerado.
Nenhuma não conformidade registrada. É um resultado legítimo, e vale conferir se todos os requisitos foram efetivamente avaliados.
Não foi possível exportar o relatório. Tente novamente. Se persistir, use o outro formato.
Não foi possível criar o marco. Confira o título e o prazo e repita.
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