Parceiros – Modelos de documento que todo cliente herda
⚠️ Disponibilidade: este recurso é liberado por solicitação. Se a área de Modelos ainda mostra “Em breve”, a mensagem orienta o caminho: entre em contato com a Imara para habilitá-lo no seu workspace.
Modelos de documentos permitem que os seus clientes recebam a sua documentação em vez da documentação padrão da Imara. É o recurso que transforma a sua metodologia em produto.
O que ele faz
A tela resume: você cria os documentos de política que os seus clientes recebem, e quando um framework é ativado em um cliente, a sua versão é criada em vez da da Imara.
Ou seja: a sua política de segurança da informação, escrita do seu jeito, chega em todo cliente novo automaticamente.
As três regras que definem o comportamento
Antes de criar qualquer coisa, vale entender exatamente quando um modelo é aplicado. A própria tela explica, em três afirmações:
Aplicado quando um cliente ativa o framework, incluindo clientes que você cadastrar depois.
Clientes que já têm o framework mantêm os documentos atuais. Nada é substituído, editado ou sobrescrito.
Salvar um modelo não muda nada imediatamente.
A segunda regra é a mais importante, e a que mais frustra quem espera outra coisa: o recurso não atualiza a carteira existente. Ele define o que os próximos clientes, e as próximas ativações de framework, vão receber.
A tela reforça isso em outro ponto: este modelo nunca substitui documentos que um cliente já possui.
Um modelo novo começa inativo
Duas travas deliberadas, e vale conhecer as duas:
Salvar não publica nada. O modelo só é usado depois de ser ativado, e apenas em ativações futuras de framework.
Somente modelos ativos são aplicados. Um modelo novo começa inativo, e você o ativa quando estiver pronto.
Isso significa que escrever com calma é seguro: nada chega a cliente nenhum enquanto você não ativar. E significa também o erro clássico: escrever o modelo, sair da tela, e descobrir semanas depois que nenhum cliente o recebeu porque ele nunca foi ativado.
Os campos
| Campo | O que faz |
|---|---|
| Framework | Define quando o modelo é criado. Ele será usado na próxima ativação daquele framework em um cliente |
| Substitui qual documento da Imara? | O documento padrão que o seu substitui, ou em branco para adicionar um novo |
| Nome, Descrição, Tipo | Identificação do documento |
| Escrito em | O idioma do texto |
| Requisitos que este documento atende | Os requisitos aos quais ele responde |
| Documento | O texto da política |
Sobre substituir: ao escolher o documento da Imara que o seu substitui, os vínculos de requisitos são copiados. Isso economiza um trabalho considerável e é o caminho recomendado quando existe um equivalente. Documentos já substituídos aparecem marcados.
O marcador que personaliza por cliente
Um detalhe pequeno e essencial: use [ORGANIZATION_NAME] onde o nome do próprio cliente deve aparecer. Ele é substituído em cada cliente.
Vale usar em todos os lugares onde o texto se refere à organização: título, escopo, responsabilidades, declarações de compromisso. Um modelo que traz o nome de um cliente escrito à mão vai para todos os outros com o nome errado, e esse é um erro difícil de perceber e embaraçoso quando um auditor percebe.
O idioma tem uma implicação
O campo Escrito em informa o idioma do texto, e a tela avisa o efeito: clientes que leem outro idioma também receberão este texto.
A consequência é direta: se você atende clientes em idiomas diferentes, um modelo único entrega o mesmo texto a todos. Vale considerar isso antes de substituir a documentação padrão, que pode existir em mais idiomas.
Situação na base: veja o alcance antes de ativar
Este é o recurso mais útil da tela, e o que evita surpresa.
Enquanto você edita, um resumo mostra o que o modelo atende e a quantos dos seus clientes ele se aplica, com a ressalva de que o número é baseado nos clientes de hoje, e que ativar outro framework depois muda essa conta.
E a Situação na base de um modelo detalha, com números:
| O que a tela informa | Como ler |
|---|---|
| Quantos receberão o modelo ao ativar aquele framework | O alcance futuro |
| Quantos já têm o framework e mantêm os documentos atuais | Quem não será alcançado |
| Quantos já possuem um documento com este nome, então mantêm o que têm | Onde a coincidência de nome impede a criação |
| Quantos possuem um documento do modelo que este substitui | A divergência de documentação na sua carteira |
Se o modelo está inativo, a tela é explícita: nenhum cliente o recebe ainda, e os números mostram o que acontece depois que você ativar.
A divergência é o custo real do recurso, e vale administrá-la
A informação sobre clientes que possuem o documento antigo merece atenção, porque ela nomeia um problema que cresce em silêncio.
Como o modelo não substitui nada existente, cada vez que você melhora a sua documentação, a sua carteira fica um pouco mais heterogênea: clientes antigos com uma versão, clientes novos com outra.
Depois de dois anos de operação, isso pode significar quatro versões diferentes da mesma política entre os seus clientes. O incômodo aparece exatamente onde dói: quando um auditor pergunta por que a política de dois clientes seus, sob a mesma norma, diz coisas diferentes.
Três formas de administrar:
Consulte a situação na base periodicamente. Ela é o único lugar que mostra a divergência.
Quando um modelo muda de forma relevante, atualize os clientes antigos manualmente. Dá trabalho, e é o que mantém a padronização real.
Estabilize a documentação antes de escalar. Ajustar um modelo com cinco clientes é simples; com cinquenta, cada revisão deixa um rastro.
Quando a Imara atualiza o documento de origem
Se a Imara atualizar o modelo em que o seu se baseia, a tela sinaliza isso no seu modelo.
Vale tratar o aviso como um convite a comparar, e não como uma obrigação de mudar. As atualizações normalmente acompanham revisão de norma ou melhoria de redação, e a decisão de incorporar continua sua. O que não vale é ignorar o sinal por muitos ciclos: a distância entre o seu texto e a norma atual cresce sem aviso.
Como começar bem
Uma sequência que funciona:
- Escolha um framework e um documento só, de preferência a política mais importante daquela norma.
- Use “substitui” para aproveitar os vínculos de requisitos.
- Escreva o texto usando [ORGANIZATION_NAME].
- Confira a situação na base, para entender o alcance.
- Ative.
- Cadastre um cliente de teste, ou ative o framework em um cliente pequeno, e confira o documento gerado.
- Só então amplie para os demais documentos.
O passo 6 é o que separa a expectativa do resultado. Ler o documento como o cliente o recebe, com o nome dele substituído, revela o que a tela de edição não mostra.
Problemas comuns
Em breve, na área de Modelos. O recurso não está habilitado para o seu workspace. Fale com a Imara.
Criei o modelo e nenhum cliente recebeu. Duas causas: ele está inativo, ou os clientes já tinham o framework ativo. O modelo vale para ativações futuras.
Um cliente já possui um documento com este nome. Ele mantém o que tem. Renomeie o seu modelo, ou ajuste o documento naquele cliente.
Não foi possível salvar o modelo. Confira nome, framework e o corpo do texto.
A Imara atualizou o modelo em que este se baseia. Compare e decida se incorpora.
O nome de um cliente aparece errado no documento. O texto foi escrito com um nome fixo. Use [ORGANIZATION_NAME].
Quero atualizar a documentação de todos os clientes de uma vez. Não é o que este recurso faz. Clientes existentes mantêm os documentos atuais.
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