Documentos – Biblioteca: tipos, status e versões
Documentos e Procedimentos é onde vive toda a documentação formal da sua empresa: políticas, procedimentos e os arquivos que comprovam que as regras existem.
Esta é a porta de entrada da categoria. Vale conhecer a tela antes de começar a criar documentos, porque ela responde sozinha à maior parte das perguntas do dia a dia.
O que a lista mostra
| Coluna | Conteúdo |
|---|---|
| Nome | O título do documento |
| Tipo | A classificação do documento |
| Status | Em que ponto do caminho ele está |
| Avaliação IA | Uma leitura automática do conteúdo, quando disponível |
| Atualizado | Quando mudou pela última vez |
| Ações | O que você pode fazer com ele |
Documentos que exigem leitura do time trazem a marca Requer Aceitação, e mostram o progresso da adesão no formato *aceitos do total, com o percentual*.
Buscar e filtrar
A tela oferece busca por texto e dois filtros: Todos os Tipos e Todos os Status. Quando a lista volta vazia, a própria tela sugere ajustar a busca ou os filtros, que é quase sempre a causa.
Com poucos documentos você navega pela lista. Com algumas dezenas, o filtro por status é o mais útil: ele separa o que está esperando alguém do que já está resolvido.
Versões
Cada documento carrega a indicação da sua versão. Quando o conteúdo muda de forma relevante, você cria uma versão nova em vez de sobrescrever a anterior.
Isso importa por dois motivos. O histórico fica preservado, e o aceite do time passa a se referir à versão correta. Uma auditoria costuma pedir exatamente isso: qual versão estava vigente em determinada data, e quem a conhecia.
Trabalhar com vários documentos de uma vez
A tela permite selecionar vários documentos e agir sobre todos juntos. As ações em lote são enviar para aprovação, aprovar, recusar, publicar e excluir.
Cada ação respeita as regras do fluxo, e a plataforma informa o que foi feito e o que foi ignorado. Alguns exemplos do que ela diz:
- Ao publicar: apenas documentos aprovados são publicados, os demais são ignorados.
- Ao aprovar: a sua aprovação é registrada, e a plataforma separa quantos ficaram totalmente aprovados e quantos ainda aguardam outros aprovadores.
- Ao recusar: cada documento volta para rascunho e quem enviou é notificado.
- Ao excluir: documentos publicados são ignorados, e a mensagem orienta a arquivá-los primeiro.
Excluir é diferente de arquivar
Excluir é permanente e não pode ser desfeito. E não funciona em documento publicado, de propósito.
Para tirar da circulação um documento que já foi publicado, o caminho é arquivar. Ele sai do uso corrente e o histórico é preservado, o que é o comportamento que uma auditoria espera. Documentação apagada é um problema; documentação arquivada com data é normal.
Avaliação IA
Alguns documentos trazem uma avaliação automática do conteúdo, que também aparece organizada por controle. Ela serve como uma primeira leitura, apontando onde o texto parece cobrir a exigência e onde parece raso.
Trate como sugestão, não como veredito. Quem decide se a política está adequada à empresa é você, e quem decide se ela satisfaz a norma é o auditor.
Por onde começar
Se a sua conta é nova, o caminho mais rápido é criar a primeira política a partir de um modelo. O tutorial Documentos – Como criar uma política a partir de um modelo cobre esse passo.
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