Documentos – Como criar um documento: escrever, extrair ou enviar arquivo
Criar um documento na Imara Trust começa com uma escolha que define todo o resto: como o conteúdo vai entrar. A plataforma oferece três caminhos, e escolher o errado gera retrabalho.
Este tutorial cobre a criação. O caminho até a publicação está em Documentos – Fluxo de aprovação.
Os três caminhos
| Caminho | Use quando | O que acontece |
|---|---|---|
| Escrever ou colar texto | Você vai redigir aqui, ou colar de outro lugar | O conteúdo fica editável na plataforma |
| Extrair um arquivo para o editor | A empresa já tem o documento pronto em PDF, Word, Markdown ou texto | O conteúdo é extraído para o editor e passa a ser editável aqui |
| Enviar um arquivo como está | O documento precisa ficar intacto | O arquivo original é armazenado e pode ser baixado |
A escolha mais comum é a segunda. Quase toda empresa já tem alguma política escrita, e reaproveitar é mais rápido e mais fiel do que redigitar. Depois de extraído, o texto é seu para ajustar.
Use o terceiro caminho quando o formato importa: um documento assinado, um certificado, uma planilha de inventário, um relatório de terceiro. Nesses casos o arquivo original é o que vale.
Formato: texto ou diagrama
Antes dos três caminhos, você escolhe o formato do documento:
- Documento de Texto, para políticas, procedimentos e qualquer coisa redigida.
- Diagrama, para enviar um arquivo de imagem ou diagrama (JPG, PNG, ou formato XML compatível com ferramentas de diagrama).
Diagramas são úteis para exigências de arquitetura, fluxo de dados e topologia de rede, que várias normas pedem e que texto não resolve bem.
Os campos
| Campo | Para que serve |
|---|---|
| Nome do Documento | O título. Use o nome pelo qual a empresa conhece a política |
| Descrição | Uma frase sobre o que ele cobre |
| Tipo de Documento | Política, Procedimento, Padrão, Instrução de Trabalho, Plano, Diagrama, Atividade de Tratamento ou Outro |
| Data de Vigência | Quando o documento passa a valer |
| Data de Validade | Quando ele precisa ser revisado. A plataforma avisa antes de vencer |
| Exigir aceitação | Marque se o time precisa ler e confirmar |
A tela informa o tamanho máximo de arquivo aceito, e mostra o nome e o tamanho do arquivo selecionado antes de você criar.
Preencha a Data de Validade
É um campo opcional que vale a pena preencher. Uma política sem data de revisão é uma das ressalvas mais comuns em auditoria, porque nada garante que ela continua refletindo a realidade da empresa.
Com a data preenchida, a plataforma avisa quando o documento está vencendo, e você revisa antes de alguém perguntar.
Vínculo de Framework e Controle
Nesta seção você liga o documento às exigências que ele atende. São dois níveis:
- Vincular ao Framework, que diz a qual norma o documento pertence.
- Vincular ao Controle, opcional na tela, e o que realmente faz diferença.
Vale insistir no segundo. Sem o vínculo com o controle, a exigência específica continua aparecendo como não comprovada. E a avaliação automática do documento fica genérica: a plataforma avisa explicitamente que, sem controle vinculado, o resultado é uma cobertura direcional e não um veredito por controle.
Você pode adicionar mais de um vínculo. Um documento costuma atender várias exigências, e às vezes de normas diferentes.
Depois de criar
O documento nasce em Rascunho. Nesse estado ele ainda não comprova nada. O próximo passo é enviar para aprovação e depois publicar, que é o que faz o documento valer.
Problemas comuns
A extração trouxe o texto desorganizado. Acontece com PDFs de layout complexo, em duas colunas ou digitalizados. Nesses casos, ou você ajusta no editor, ou usa o caminho de enviar o arquivo como está.
O arquivo é grande demais. A tela informa o limite. Para documentos longos com muitas imagens, vale reduzir a resolução das imagens antes de enviar.
Não sei qual tipo escolher. Na dúvida entre Política e Procedimento: política diz *o que* a empresa faz e por quê; procedimento diz *como* se faz, passo a passo.
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