Documentos – Editor, versões e arquivos

Depois de criado, um documento de texto na Imara Trust é editável dentro da plataforma. Este tutorial cobre o que acontece nessa edição, e principalmente o que muda quando o documento já foi publicado e o time já o aceitou.

O editor

Documentos criados no formato Documento de Texto usam um editor de texto rico: você formata parágrafos, títulos, listas e tabelas direto na plataforma, sem precisar de arquivo externo.

Isso vale tanto para o texto que você escreveu aqui quanto para o conteúdo que foi extraído de um PDF ou Word na criação. Depois de extraído, o texto é seu para trabalhar.

Documentos que são arquivo

Quando o documento foi criado no modo enviar um arquivo como está, o arquivo original fica armazenado e disponível para download. Ele não é editado na plataforma, porque o ponto de escolher esse modo é justamente manter o original intacto.

Se o conteúdo precisar mudar, o caminho é enviar o arquivo atualizado como uma nova versão.

Versões

Cada documento carrega a indicação da sua versão. A regra prática:

• Ajuste pequeno em rascunho, como corrigir uma frase antes de publicar: edite direto, sem criar versão.
• Mudança em documento publicado: crie uma versão nova.

O motivo é o histórico. Sobrescrever um documento publicado apaga a informação de qual texto estava vigente em determinada data, e essa é exatamente a pergunta que uma auditoria faz.

O que uma versão nova provoca

Duas consequências que valem conhecer antes de publicar:

O aceite volta a ser pedido. Se o documento exige aceitação, a nova versão gera um novo pedido para os membros ativos. O aceite anterior continua registrado, referente à versão antiga.

O documento passa pelo fluxo de novo. Versão nova volta a percorrer rascunho, aprovação e publicação. Ela não herda a aprovação da versão anterior, e isso é intencional: quem aprovou o texto antigo não aprovou o novo.

Por isso vale agrupar mudanças. Publicar cinco versões em um mês por ajustes pequenos gasta a atenção do time e do aprovador, e o efeito prático é que as pessoas param de ler.

Datas de vigência e validade

O documento tem duas datas, e elas fazem coisas diferentes:

A data de validade é a que trabalha por você: a plataforma avisa quando o documento está vencendo ou já venceu, e esses avisos aparecem na categoria de monitoramento de documentos das suas notificações.

Um documento vencido não deixa de existir, mas passa a ser um problema visível, o que é bem melhor do que um documento desatualizado em silêncio.

Arquivar em vez de excluir

Quando um documento sai de uso, arquive. Ele deixa a circulação corrente e o histórico é preservado.

Excluir é permanente, não pode ser desfeito, e a plataforma nem permite em documento publicado, justamente para evitar que documentação com histórico desapareça. Se você tentar excluir publicados em lote, eles são ignorados e a mensagem orienta arquivar primeiro.

Problemas comuns

Editei e o time não viu a mudança. Se o documento já estava publicado, a edição precisa passar por uma nova publicação para valer. Confira o status.

Publiquei uma versão nova e todo mundo recebeu pedido de aceite outra vez. É o comportamento esperado quando o documento exige aceitação. Para ajustes cosméticos, avalie se a versão nova é necessária.

Preciso do texto que estava vigente no ano passado. Está no histórico de versões. É exatamente para isso que ele existe.