Documentos – Como enviar planilhas e outros arquivos como estão
Não toda documentação de conformidade é texto corrido. Inventários, matrizes de risco, listas de controle de acesso e relatórios de terceiros vivem naturalmente em planilha ou PDF, e forçá-los para dentro de um editor de texto piora o documento.
Para esses casos existe o modo enviar um arquivo como está.
Quando usar
Use este caminho quando o formato importa ou quando o arquivo não é seu:
| Situação | Por quê |
|---|---|
| Inventário ou matriz em planilha | A estrutura de linhas e colunas é o conteúdo |
| Relatório de terceiro | O documento não é seu para editar |
| Certificado ou documento assinado | A integridade do original é o que vale |
| Diagrama de arquitetura ou de rede | É imagem, não texto |
Nos demais casos, prefira trazer o conteúdo para o editor. Documento editável na plataforma é mais fácil de revisar, versionar e manter atualizado.
Passo a passo
- No menu, abra Documentos e clique em Criar Documento.
- Informe nome, descrição e tipo.
- Em como adicionar o conteúdo, escolha enviar um arquivo como está.
- Selecione o arquivo. A tela mostra o nome e o tamanho do que você escolheu.
- Preencha as datas de vigência e validade.
- Faça o vínculo com o framework e o controle.
- Crie o documento e siga o fluxo normal de aprovação e publicação.
Formatos aceitos
Neste modo a plataforma aceita PDF, Word, Excel e imagens. O arquivo original é armazenado e pode ser baixado por quem tem acesso ao documento.
Para o formato Diagrama existe uma variação própria, que aceita JPG, PNG e o formato XML usado por ferramentas de diagrama. É o caminho para diagramas de arquitetura, de fluxo de dados e de topologia de rede.
A tela informa o tamanho máximo de arquivo aceito. Se o seu arquivo passar do limite, o caminho mais comum é reduzir a resolução das imagens embutidas.
As limitações que você precisa conhecer
O arquivo enviado neste modo não é editável na plataforma. Isso é a escolha, não uma falha, e tem três consequências práticas:
- Para mudar o conteúdo, você envia o arquivo atualizado como nova versão.
- A avaliação automática de conteúdo funciona melhor em documento de texto do que em planilha ou imagem.
- A pré-visualização na tela de aceite mostra menos do que mostraria um documento de texto. Quem precisa ler baixa o arquivo.
Se o documento exige aceite do time, pense nisso: pedir que alguém baixe uma planilha para dar o aceite reduz a taxa de resposta. Para políticas que o time precisa ler, o editor é melhor caminho.
Planilha como evidência, não como política
Vale uma distinção que confunde bastante.
Se a planilha é a documentação que a norma pede, como um inventário de ativos formalizado, ela entra aqui, em Documentos, e passa pelo fluxo de aprovação e publicação.
Se a planilha comprova que algo foi feito, como um registro de testes de backup do último trimestre, o lugar dela é em Evidências, vinculada ao controle correspondente.
A pergunta que separa os dois casos: *isso é a regra, ou é a prova de que a regra foi seguida?*
Problemas comuns
O arquivo não foi aceito. Confira o formato e o tamanho. A tela informa o limite.
Preciso corrigir uma linha da planilha. Corrija no arquivo original e envie como nova versão. Lembre que uma nova versão de documento que exige aceite recoloca o pedido para o time.
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