Fornecedores – Enviar um questionário
O questionário é enviado a partir da página do fornecedor, na aba Avaliações, pelo botão Enviar questionário. Nenhuma outra tela envia. Para enviar, é preciso a permissão para gerenciar fornecedores.
O formulário de envio
O botão abre Enviar avaliação de segurança.
| Campo | O que colocar |
|---|---|
| Modelo de questionário | Um modelo Ativo. Só os modelos com versão publicada aparecem. Se nenhum aparecer, a lista mostra “Nenhum modelo ativo” |
| Destinatários | Endereço de e-mail e, opcionalmente, nome. A primeira linha vem preenchida com o contato do fornecedor. Cada pessoa só pode aparecer uma vez, até o limite mostrado no formulário |
| Prazo | Opcional. Não pode ser uma data passada |
Um modelo sem versão publicada não pode ser enviado. Publique uma versão no editor do modelo. A publicação já deixa o modelo Ativo, e não há outro passo.
Escolha bem quem responde. No contato comercial, o pedido costuma morrer. Se o fornecedor tem alguém de segurança ou de conformidade, é para lá que deve ir. Use um prazo realista, de duas a três semanas para um questionário de tamanho razoável.
O que é enviado
- A versão publicada do modelo, congelada. Publicar uma versão nova depois não altera um questionário já enviado.
- Só as perguntas do nível do fornecedor. O nível é o “Nivel de Risco (Selecionado)” da página do fornecedor ou, sem ele, o nível calculado. Um fornecedor sem nível recebe todas as perguntas. Se nenhuma pergunta do modelo for para o nível do fornecedor, o envio é recusado.
Cada destinatário recebe um link pessoal. Todos preenchem o mesmo formulário. O fornecedor não precisa de conta na plataforma nem de senha.
Validade dos links
Com prazo, os links expiram 14 dias depois do prazo. Sem prazo, os links não expiram.
E-mails
Os e-mails saem no idioma do seu espaço de trabalho, não no idioma do destinatário.
| Assunto | Quando sai | |
|---|---|---|
| Convite | Solicitação de avaliação de segurança | No envio, com o botão Iniciar avaliação |
| Lembrete | Lembrete: avaliação de segurança pendente | Automaticamente, veja abaixo |
Quando os lembretes saem. Só para avaliações com prazo, com status Enviado ou Em andamento, quando faltam 3 dias ou menos para o prazo ou quando ele já passou, até 14 dias depois. A mesma pessoa recebe no máximo um lembrete a cada 3 dias. Sem prazo, não há lembrete automático.
Acompanhar e reenviar
Na tabela da aba Avaliações, abra a linha para ver os Destinatários: Pessoa, Situação, Notificado, Visualizou e Respondeu. Por pessoa, você pode reenviar o link (com a opção de revogar os links enviados antes), adicionar alguém ou remover alguém com um motivo.
| Ação da linha | O que faz |
|---|---|
| Reenviar para todos (mesmos links) | Envia de novo a quem ainda não respondeu. Os links continuam os mesmos. Quem recebeu nos últimos 10 minutos é ignorado |
| Reenviar (reabre) | Numa avaliação expirada, reabre a avaliação e reenvia |
| Revogar | Todos os links param de funcionar na hora. Não é possível desfazer |
Essas ações não aparecem em avaliações Concluídas ou Revogadas.
Parado em Enviado por uma semana? Quase sempre o e-mail não chegou à pessoa certa, e não é o fornecedor ignorando. A coluna Visualizou mostra se alguém abriu o link. Vale um contato direto antes de cobrar formalmente.
Depois que o fornecedor envia
As respostas vão para a página de revisão, onde você decide resposta por resposta e conclui com um resultado. Veja Fornecedores – Revisar as respostas e Fornecedores – Resultado, relatório e atestado.
Por onde continuar
- Fornecedores – O que o fornecedor vê ao responder
- Fornecedores – Revisar as respostas
- Fornecedores – Página do fornecedor: risco, contrato e documentos
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