Aprovar documentos na plataforma
Alguns documentos, depois de escritos, precisam da aprovação de uma ou mais pessoas antes de virarem documentação oficial. Esta etapa mostra onde encontrar o que está esperando a sua aprovação e como aprovar, passo a passo.
Onde encontrar os documentos pendentes#
No menu, abra Documentos e clique em Aprovações Pendentes. Essa aba reúne só os documentos que esperam a sua decisão, separados do restante da biblioteca.
Passo a passo para aprovar#
- No menu, abra Documentos e clique em Aprovações Pendentes.
- Abra o documento que deseja revisar.
- Leia o conteúdo com atenção.
- Se estiver adequado, clique em Aprovar. Se quiser, registre um comentário explicando o motivo, ele fica guardado no histórico.
- Se algo precisa mudar, clique em Recusar no lugar de aprovar. O documento volta para rascunho e quem enviou é notificado.
Também é possível selecionar vários documentos na lista e aprovar todos de uma vez.
A sua aprovação sozinha pode não ser suficiente#
Um documento só fica totalmente Aprovado quando todos os aprovadores designados aprovam, não apenas você. Ao aprovar, a plataforma informa quantos documentos ficaram totalmente aprovados e quantos ainda aguardam outra pessoa.
Por que às vezes você não pode aprovar um documento#
Se a aprovação aparece bloqueada com a indicação de segregação de funções, não é um erro. Algumas normas exigem que quem escreveu o documento não seja quem o aprova. Nesse caso, outra pessoa com acesso de aprovador precisa revisar.
Depois de aprovado#
Documento aprovado ainda não é documento publicado. A publicação é feita por um administrador, e só o documento publicado vale como documentação formal e pode comprovar exigências de uma norma.
Problemas comuns#
Não aparece nenhum documento em Aprovações Pendentes. Ou não há documento aguardando decisão no momento, ou você não está entre os aprovadores designados para os documentos existentes.
Aprovei, mas o status continua “Aguardando aprovação”. Falta a aprovação de pelo menos mais uma pessoa designada. O documento só avança quando todos aprovam.
O tutorial Documentos – Fluxo de aprovação: enviar, aprovar e publicar cobre o caminho completo, do envio até a publicação.