Etapa 6: coletar o aceite das políticas
Publicar uma política resolve metade do problema. A outra metade é comprovar que o time tomou conhecimento dela, e é isso que o aceite faz.
A diferença importa numa auditoria. Quem revisa não pergunta apenas “vocês têm uma política de senhas?”. Pergunta “como vocês sabem que as pessoas conhecem essa política?”. O registro de aceite é a resposta.
Você não dispara o pedido manualmente#
Este é o ponto que mais gera confusão. Não existe uma tela onde você escolhe pessoas e envia um pedido de aceite.
O aceite é acionado pela publicação. O caminho é:
- No documento, marque a opção Requer Aceitação.
- Leve o documento até a publicação, passando pela aprovação.
- Ao publicar, todos os membros ativos são notificados, em uma única notificação combinada.
A própria tela de publicação avisa isso quando algum dos documentos exige aceite. É por isso que revisar o conteúdo antes de publicar importa tanto: a publicação é o gatilho.
Como cada pessoa aceita#
Quem precisa aceitar encontra o documento em Aceitações Pendentes, com o aviso de quantos documentos requerem a aceitação dela. A tela mostra uma pré-visualização do conteúdo, o link para o documento completo, o arquivo para baixar quando houver, e o botão Eu Aceito Este Documento.
Quando não há nada pendente, a tela informa que está tudo em dia.
Membros do time chegam ao mesmo conteúdo pelo Member Hub. Os dois caminhos valem igual.
Como acompanhar quem falta#
Na lista de documentos, cada documento que exige aceite mostra o progresso no formato aceitos do total, com o percentual. É o número que você acompanha.
Em Análises existe uma visão consolidada da adesão, útil quando há várias políticas e várias áreas envolvidas.
O que fazer com quem não respondeu#
Como o disparo é automático na publicação, cobrar quem falta é trabalho de comunicação interna, não da plataforma. O que funciona na prática:
- Avise o time pelo canal interno antes de publicar. Um e-mail esperado tem resposta muito melhor do que um inesperado.
- Explique em uma frase por que a empresa está pedindo isso. “Vamos passar por auditoria” costuma bastar.
- Use o percentual de adesão para cobrar por área, e não pessoa por pessoa.
Quando a política mudar#
Isso pode parecer trabalho repetido, e é justamente o ponto: é a prova de que a comunicação acompanhou a mudança.
Problemas comuns#
Ninguém foi notificado. Confira se o documento estava marcado como Requer Aceitação antes de ser publicado, e se ele está de fato publicado. Documento em rascunho ou aprovado mas não publicado não gera pedido.
Uma pessoa diz que não recebeu. Confira se o cadastro dela está ativo. A notificação vai para os membros ativos no momento da publicação.
Alguém entrou depois da publicação. A pessoa continua encontrando os documentos obrigatórios em Aceitações Pendentes, mesmo sem ter recebido a notificação original.