Guia para o fornecedor: como responder a avaliação
Esta página é para você, fornecedor, que recebeu um convite para preencher uma avaliação de segurança. Ela também serve para o cliente compartilhar como orientação junto com o pedido.
O que é este pedido#
Uma empresa que contrata os seus serviços precisa registrar como você protege as informações dela. Isso normalmente decorre de uma norma que ela precisa atender, como uma certificação de segurança ou uma exigência de privacidade.
Na prática: não é desconfiança, é obrigação dela. E responder bem tende a ser um diferencial comercial, porque muitos fornecedores respondem mal ou não respondem.
A página mostra o nome e a cor da empresa que solicitou, o título do questionário e o Prazo.
Como funciona o formulário#
Quatro coisas que tiram a pressão de responder tudo de uma vez:
Seu progresso é salvo automaticamente. O cabeçalho mostra “Salvando…” e depois “Todas as alterações salvas”. Você pode fechar e voltar depois pelo mesmo link.
O questionário é dividido em seções. À esquerda você vê as seções e o progresso de cada uma. O total de perguntas pode mudar conforme você responde: algumas respostas abrem perguntas de acompanhamento, marcadas como Nova, e outras dispensam perguntas que não se aplicam.
As perguntas obrigatórias estão marcadas. Algumas também pedem Evidência obrigatória, ou seja, um arquivo anexado. As demais podem ficar em branco se não se aplicarem a você.
Várias pessoas podem responder. Se o cliente convidou mais alguém da sua empresa, todos preenchem o mesmo formulário, cada um com seu link, e a página mostra quem editou cada resposta por último.
Quando terminar, vá a Revisar e enviar. A página lista o que ainda falta. Com tudo o que é obrigatório respondido, use Enviar respostas. Depois do envio, você não consegue mais alterar as respostas, a não ser que o cliente reabra alguma para esclarecimento.
Os tipos de pergunta que você vai encontrar#
Tipo | Como responder |
|---|---|
Sim / Não / N/A | Escolha uma das três. Se escolher N/A, explique por que não se aplica |
Escolha única | Selecione uma opção |
Múltipla escolha | Selecione todas as que se aplicam |
Data | Informe a data pedida, por exemplo a do último teste de intrusão |
Número | Informe o número pedido |
Texto curto | Uma informação objetiva, como um nome |
Texto longo | Uma explicação. Seja específico, mas não escreva uma dissertação |
Envio de arquivo | Anexe o documento pedido |
Em qualquer pergunta você pode adicionar um comentário e anexar arquivos: PDF, Word, Excel, PNG, JPG, TXT ou CSV, até 25 MB cada e até 10 por resposta. Quando a opção escolhida exige explicação, o campo aparece como “Por que isto não se aplica?”. O item Por que perguntamos explica o motivo da pergunta, quando o cliente o preencheu.
Como responder bem#
Cinco recomendações, na ordem de importância:
1. Anexe documento sempre que puder. Se você tem certificação, relatório de auditoria, teste de intrusão ou política formal, anexar vale mais que qualquer descrição. É o que fecha a avaliação mais rápido.
2. Seja honesto sobre o que não tem. Este é o ponto mais importante desta página. Dizer “não temos essa certificação, e temos estas outras medidas em vigor” é uma resposta respeitável e comum. Afirmar algo que não se sustenta é muito pior: se aparecer em um incidente ou em uma auditoria, o problema deixa de ser técnico e passa a ser contratual.
3. Não responda por suposição. Se a pergunta é sobre um processo de outra área, consulte antes. Use o salvamento automático para isso.
4. Explique o que é diferente em vez de deixar em branco. Se a sua realidade não se encaixa na pergunta, use um campo de texto para dizer como funciona no seu caso. Resposta em branco gera nova rodada de perguntas.
5. Não responda no último dia. Se surgir dúvida ou faltar um documento, você ainda tem tempo de resolver.
O que fazer se algo não se aplica#
É comum. Empresas de portes diferentes têm práticas diferentes, e o questionário costuma ser o mesmo para todos.
Quando uma pergunta não faz sentido para você, o melhor caminho é responder brevemente explicando por que não se aplica. Exemplo: se perguntam sobre segurança de servidores próprios e você opera inteiramente em nuvem, diga isso. Deixar em branco parece omissão, e explicar demonstra domínio.
Mensagens que você pode ver#
Mensagem | O que aconteceu | O que fazer |
|---|---|---|
Link inválido | O endereço está incorreto ou expirou | Peça um novo convite ao seu contato |
Esta avaliação expirou | O prazo passou | Peça reabertura ou novo envio |
Este link foi revogado | O cliente cancelou este pedido | Confirme com seu contato se um novo virá |
Esta avaliação foi concluída | Suas respostas já foram revisadas | Nada a fazer |
Este questionário não está mais disponível para você | O cliente tirou você da lista de quem responde | Confirme com seu contato quem vai responder |
Não foi possível salvar | Falha momentânea de conexão | Aguarde e tente novamente, sem fechar a página |
Falha no envio | O arquivo não subiu | Verifique o tamanho e o formato, e tente de novo |
Depois de enviar#
Suas respostas vão para revisão do cliente. Ele pode voltar a você com perguntas de acompanhamento, o que é normal e não significa que algo esteja errado.
Se o cliente pedir esclarecimento, você recebe um e-mail com um link novo, e os links anteriores deixam de funcionar. A página abre com a mensagem do cliente, e só as respostas reabertas podem ser editadas; as demais ficam como você enviou. Se o cliente quiser discutir um ponto específico, ele aparece como “Item nº 1”, “Item nº 2” e assim por diante, com uma conversa em que você responde em texto e pode anexar um arquivo por mensagem. Quando terminar, envie de novo.
Uma sugestão que economiza tempo no futuro: guarde as suas respostas. Pedidos semelhantes vão chegar de outros clientes, e ter um documento interno consolidando o que você já respondeu transforma horas de trabalho em minutos.
Perguntas frequentes#
Preciso criar uma conta? Não. O link é suficiente.
Posso responder em partes? Sim. O progresso é salvo automaticamente, e você volta pelo mesmo link.
Posso delegar a outra pessoa? O link é pessoal. Peça ao seu contato no cliente que adicione a pessoa certa como destinatária. Ela recebe o próprio link e preenche o mesmo formulário.
Posso mudar uma resposta depois de enviar? Não por conta própria. Se algo mudou, fale com o seu contato: ele pode reabrir respostas específicas para você.
E se eu perder o prazo? Fale com o seu contato. Ele pode enviar uma nova avaliação.
Quem vai ver as minhas respostas? A equipe do cliente que solicitou a avaliação, para fins de análise de risco de fornecedores.