Análise de Gaps – Pedir informação a alguém
Quase nenhuma análise é respondida por uma pessoa só. O treinamento está com o RH, o backup está com a TI, o contrato está com o jurídico, e às vezes a resposta está fora da empresa: com um fornecedor, o prestador de TI ou um DPO terceirizado. O pedido de informação registra essa pergunta dentro da própria análise, em vez de deixá-la num e-mail que ninguém encontra depois.
Dois lugares para pedir#
- Sobre um requisito específico. Na aba Requisitos, cada linha da lista tem um botão de balão com o sinal de mais, Pedir informação. Ele abre o requisito com o formulário já aberto no cartão Pedidos de informação. O mesmo formulário abre com Pedir informação sobre este requisito, dentro do cartão. O pedido já sai vinculado à cláusula, e só a ela.
- Sobre vários requisitos, ou sobre a análise como um todo. Na aba Pedidos, use Pedir informação. O formulário abre numa janela, e nela você escolhe um ou mais requisitos, ou nenhum, se a pergunta for sobre a análise inteira.
Quem vê o botão da linha#
O botão Pedir informação da lista só aparece para quem pode gerenciar a análise e enquanto ela não está finalizada. Requisitos fora do escopo não têm o botão: para perguntar sobre uma exclusão, use a aba Pedidos.
Fechar a janela não apaga o que você escreveu sem perguntar. Se você fechar o formulário da aba Pedidos com algo digitado, a Imara pergunta Descartar este pedido?. Se o envio falhar, a janela continua aberta com o texto.
O formulário#
Campo | O que colocar |
|---|---|
Para quem | Um ou mais usuários da organização, ou um e-mail de alguém de fora (veja abaixo) |
Assunto | Uma linha. Ex.: registros de treinamento 2026 |
O que você precisa | O pedido em si; seja específico |
Prazo pedido | Opcional. A data em que você precisa da resposta. Ela também define os lembretes e por quanto tempo vale o link de quem é de fora |
Seja específico sobre o documento, o período e o formato. É isso que evita uma segunda ida e volta. "Me manda a política de acessos" rende três dias de conversa; "preciso da política de gestão de acessos vigente, aprovada, em PDF, e a evidência da última revisão de acessos de 2026" rende uma resposta.
Se o requisito já tem evidência aprovada, a Imara avisa antes de você pedir. Ela mostra o que já existe. Você ainda pode enviar, por exemplo para confirmar se a evidência continua vigente.
Pedir a alguém de fora da organização#
Em Para quem, use Ou pergunte a alguém de fora da organização, por e-mail: digite o Endereço de e-mail, opcionalmente o Nome (opcional), e clique em Adicionar. A pessoa recebe um link pessoal por e-mail e responde numa página própria, sem precisar de conta na Imara. O assunto e a mensagem não vão no e-mail: ficam atrás do link.
A pessoa de fora vê | A pessoa de fora não vê |
|---|---|
A pergunta (assunto e mensagem) | Os outros destinatários |
Os requisitos do pedido (código e título) | As mensagens internas da sua equipe |
O prazo e quem pediu (pelo nome) | A análise, as notas, os resultados e o relatório |
As mensagens que você marcar como visíveis para ela | As evidências da sua organização |
As próprias respostas e arquivos | O e-mail de quem pediu |
O link vale até 14 dias depois do prazo, no mínimo 7 e no máximo 90 dias a partir do envio. Sem prazo, vale 90 dias. Defina um prazo para não deixar o acesso aberto mais do que o necessário.
Mensagens são internas por padrão. Num pedido com pessoas de fora, marque Visível para… apenas nas mensagens que elas devem ler.
Cada resposta de fora registra quem respondeu. A pessoa informa nome, cargo e organização e confirma que a informação é correta. Na conversa, a resposta aparece como Via link · identidade não verificada, com o que foi declarado. Se o nome declarado for diferente de quem recebeu o link, a Imara avisa: o link pode ter sido encaminhado. Trate o que chega por link como informação de um terceiro, não como confirmação independente.
Sua organização é responsável pelos dados de quem você convida. Nome, e-mail e respostas são dados pessoais. Sua organização é a controladora; a Imara os trata em seu nome. Convide apenas quem você tem motivo para consultar.
Acompanhar quem foi perguntado#
Em Quem foi perguntado você vê, para cada pessoa, se foi Notificado, se Visualizou e se Respondeu.
Ação | O que faz |
|---|---|
Enviar novo link | Para pessoas de fora: envia um novo link por e-mail. Os anteriores continuam valendo, a menos que você marque para revogá-los (use se um link chegou à pessoa errada) |
Ativar lembretes | Para pessoas de fora: liga lembretes automáticos. Ficam desligados até você ativar |
Remover | A pessoa é avisada de que não precisa mais responder. Quem é de fora perde o link; quem é da organização perde o acesso à conversa, a menos que já tenha respondido. O que já foi respondido continua no pedido |
A aba Pedidos#
À esquerda fica a lista de pedidos, à direita a conversa do pedido que você abrir.
Na lista | O que faz |
|---|---|
Filtros | Todos, Aguardando resposta, Respondidos, Encerrados e Aguardando você (os pedidos em que você é destinatário e ainda não respondeu) |
Buscar por assunto, requisito ou pessoa | Procura no assunto, no código e no título dos requisitos e no nome de quem foi perguntado |
Cada pedido | Os requisitos (ou Análise inteira), a situação, quem pediu e para quem, quantos já responderam, quantas mensagens e o prazo |
Nenhum pedido abre sozinho. Abrir a conversa como destinatário marca o pedido como Visualizou, então a conversa só abre quando você clica nela, ou quando chega pelo link da notificação.
O que a outra pessoa responde#
A resposta pode ser um texto, um arquivo anexado, ou os dois. Arquivos: PDF, Word, Excel, imagens, CSV ou texto, até 25 MB. Toda a troca fica na aba Pedidos, com quem pediu, para quem, quando e o que foi respondido.
Arquivos que viram evidência#
Quando a resposta traz um arquivo, ele é adicionado automaticamente a Evidências, nos controles ligados aos requisitos do pedido, com o status Evidência · aguardando aprovação. Ele só conta para o controle, para o score e para o Trust Center depois que alguém com permissão de aprovar evidências o aprova.
Na conversa | O que significa |
|---|---|
Evidência · aguardando aprovação | Já está em Evidências, esperando revisão |
Vira evidência quando o framework for habilitado | Ainda não há controles para vincular. Acontece quando o framework for habilitado para sua organização |
Precisa que uma pessoa decida onde ele se encaixa | O arquivo cairia em controles demais. Se for evidência, adicione-o em Evidências, nos controles certos |
Não adicionado como evidência | Algo falhou; quem gerencia evidências pode Tentar de novo |
Marcado como não evidência | Alguém decidiu que o arquivo não é evidência |
Sendo adicionado a Evidências | O arquivo acabou de chegar e está sendo copiado para Evidências |
Evidência · aprovada | Alguém aprovou; agora conta para o controle |
Evidência · rejeitada | Alguém revisou e recusou |
Removido de Evidências | A evidência criada a partir do arquivo foi apagada em Evidências; o arquivo continua no pedido |
Nem todo arquivo é evidência. Um organograma que responde a uma pergunta não comprova um controle. Quem gerencia evidências pode marcar Não é evidência enquanto ela estiver aguardando aprovação. Arquivos que você mesmo anexa ao pedido, como um modelo para preencher, não viram evidência automaticamente; podem ser promovidos com Promover a evidência.
Na caixa de resposta da plataforma aparece o aviso de que os arquivos enviados podem virar evidência, visível para todos com acesso a Evidências. Se a análise tem arquivos que esperavam o framework ser habilitado ou que falharam, quem gerencia a análise e as evidências pode usar Promover arquivos pendentes, na aba Pedidos.
Para apontar para algo que já existe em vez de pedir de novo, use Anexar evidência existente na resposta. Mensagens assim nunca são mostradas a pessoas de fora.
As três situações#
Situação | O que significa |
|---|---|
Aguardando resposta | O pedido foi enviado e ninguém respondeu ainda |
Respondido | Chegou resposta. Você ainda precisa avaliar o requisito |
Encerrado | Você deu o assunto por resolvido |
Um pedido aberto deixa o requisito sem resposta, e sem resposta conta como gap. Isso é intencional: enquanto a informação não chegou, a organização não demonstrou nada, e o número não deve fingir que sim.
Responder não fecha o pedido. Quem avalia é você: leia a resposta, registre o nível de implementação no requisito e clique em Encerrar. Ao encerrar, os links de quem é de fora deixam de funcionar, e quem ainda devia uma resposta é avisado.
Isso aparece no relatório#
O relatório imprime quantos pedidos estavam abertos no momento da emissão. É uma informação honesta sobre a completude da análise: um relatório emitido com onze pedidos em aberto está dizendo algo sobre si mesmo, e quem lê merece saber.
Por quanto tempo os dados de quem é de fora ficam guardados#
O nome, o e-mail e as respostas de quem você convida ficam no pedido enquanto a análise existir: são o registro de quem foi perguntado e do que respondeu. Apagar a análise apaga também os pedidos, os links e as mensagens. Arquivos que viraram evidência seguem o ciclo de Evidências: ficam até alguém apagar a evidência.
Os registros de envio de e-mail da Imara relacionados aos pedidos são apagados quando a organização é excluída da plataforma.
Desativar os pedidos a pessoas de fora#
O recurso vem ativado para todas as organizações que usam a análise de gaps. Se sua organização preferir não usá-lo, fale com o suporte da Imara. Ao desativar, os links já enviados deixam de funcionar e quem ainda devia uma resposta é avisado.
Por onde continuar#
- Para registrar a resposta que chegou: Análise de Gaps – Avaliar os requisitos.
- Para emitir o resultado: Análise de Gaps – Emitir o relatório.